Đọc sách “Quản lý thời gian” cho một ngày hôm nay đáng giá hai ngày mai

Ngày đi, tháng chạy, năm bay. Thời gian nước chảy, chẳng quay được về. – Ngạn ngữ Nga

Chúng ta đều được đối xử rất công bằng trong hai lĩnh vực: Thời gian và cơ hội. Với thời gian, mỗi ngày trôi qua của chúng ta được ban tặng chỉ có 24 tiếng đồng hồ không hơn không kém. Thời gian là tài sản quý giá có giá trị bằng nhau cho tất cả mọi người. Và dù chúng ta quý nó như thế nào đi nữa thì cũng chẳng thể làm gì để cất giữ nó, làm nó chậm lại hay kéo về số không khi chúng ta nhận thấy thời gian vừa trôi qua vô ích. Thời gian, không chờ đợi ai. Thời gian luôn là tài sản hao mòn. Nó liên tục trôi qua và không thể nào lấy lại được. Điều tốt nhất mà chúng ta có thể làm là tận dụng hầu hết thời gian có được. Như Benjamin Franklin đã nhận định: “Bạn yêu cuộc sống? Vậy thì đừng lãng phi thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”.

Vậy làm sao để quản lý thời gian hiệu quả nhất trong cuộc sống bộn bề 4.0 hiện nay ? Làm sao để loại bỏ những kẻ đánh cắp thời gian của chúng ta? Làm sao để biết cách phân bổ thời gian đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống ? Quản trị lịch làm việc thế nào để tiết kiệm quỹ thời gian ? Làm sao để giao phó công việc cho cấp dưới một cách logic, hợp lý nhất ?

Câu trả lời nằm trong cuốn sách Quản lý thời gian – trong bộ sách nổi tiếng Cẩm nang kinh doanh Harvard - Harvard Business Essentials được xuất bản theo hợp đồng chuyển giao bản quyền giữa trường Đại học Kinh Doanh Harvard và First News - Trí Việt, Việt Nam. Đây là bộ sách đúc kết những giải pháp kinh doanh hiệu quả và thực tiễn nhất cùng những kinh nghiệm quý báu, thiết thực cập nhật về mọi mặt trong quản lý, kinh doanh của trường đại học danh tiếng nhất thế giới về bề dày trên 370 năm thành lập.

Cuốn sách Quản lý thời gian này là một nỗ lực có ý thức để kiểm soát và ấn định nguồn thời gian. Mối quan tâm đến thời gian và tốc độ là điều hiển nhiên nhất ở nơi làm việc - nơi tác động đến cuộc sống của các nhà quản lý, chuyên viên kỹ thuật, các cấp giám sát. Quản lý thời gian hiệu quả có nhiều lợi ích như giảm thiểu thời gian bị lãng phí, giảm nhẹ tình trạng quá tải công việc, nâng cao năng suất cá nhân. Nhưng quan trọng hơn hết là việc đảm bảo thực hiện được những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Nhu cầu quản lý thời gian tại nơi làm việc được nhấn mạnh trong nhịp điệu hối hả của cuộc sống quản lý hiện đại. Theo các nghiên cứu, các nhà quản lý hiện nay làm việc với một tốc độ không giảm, và đặc thù các hoạt động của họ là sự ngắn gọn, đa dạng và không liên tục, và họ có định hướng mạnh mẽ trong hành động và không thích các hoạt động buộc phải tư duy. Họ hầu như không dành thời gian cho việc ngồi yên lặng để suy tính tương lai. Thay vào đó, cứ vài phút họ lại dùng điện thoại, vào ra các cuộc họp, và giải quyết những chuyện xảy ra đâu đó. Cuộc sống gián đoạn, vội vã và không có kế hoạch này mang tính phản ứng và tự phát hơn là được lập kế hoạch; do đó phần nào giải thích tại sao nhiều nhà quản lý bị stress và luôn than phiên chẳng bao giờ họ có đủ thời gian để làm tốt công việc.

Việc sử dụng thời gian hiệu quả là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của người quản lý. Cuốn sách Quản lý Thời gian sẽ trình này những vấn đề quan trọng và thiết yếu về việc quản lý thời gian:

- Xác định và lập mức độ ưu tiên cho từng mục tiêu công việc: Thiết lập mục tiêu; Sắp xếp mục tiêu phù hợp; Phân loại mục tiêu; Làm chủ tình thế khó xử giữa tính cấp bách và tầm quan trọng; Cách phân chia mục tiêu thành những nhiệm vụ có thể đạt được; Triển khai mục tiêu cho cấp dưới và bộ phận của bạn.

- Xây dựng lịch trình làm việc và loại bỏ “những kẻ đánh cắp” thời gian: Ba nguyên nhân trì hoãn và cách khắc phục; Cách từ chối nhận nhiều trách nhiệm hơn khả năng giải quyết; Nguy cơ của việc nhận trách nhiệm và vấn đề của cấp dưới; cách thức Tiết kiệm thời gian di chuyển; Cách thức giải quyết hai trở ngại song hành: email và việc giấy tờ; Tận dụng thời gian của các cuộc họp; Sự hao phi thời gian khi chuyển đổi công việc.

- Giao phó công việc hiệu quả cho nhân viên: Ích lợi của việc giao phó, Hướng dẫn để giao phó hiệu quả, Các phương pháp giao phó, Chuẩn bị cho việc giao phó

- Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Xác định mức độ ưu tiên cho các mục tiêu cá nhân, Dành nhiều thời gian hơn trong lịch trình của bạn bằng cách sắp xếp lại cuộc sống, Giải quyết những cam kết cá nhân, Vai trò của sức khỏe trong việc quản lý thời gian cá nhân, Giữ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Một ngày trong tháng 12/2022, tôi được biết đến cuốn sách này qua một buổi thảo luận sách tại trung tâm KDGPQT - VTS. Anh Quang Huy TTKDGPQT đã truyền tải câu chuyện tinh tế, đưa ra những thông tin hữu ích từ cuốn sách dành cho CBNV. Nhờ lắng nghe chia sẻ và đọc cuốn sách, cách thức quản lý thời gian của tôi đã có những cải thiện đáng kể trong công việc và cuộc sống.

Những phương pháp từ cuốn sách đã giúp tăng gấp đôi năng suất làm việc của tôi. Tôi đã tắt máy điện thoại để tập trung vào công việc, sắp xếp công việc hợp lý dựa trên khung thời gian phù hợp trong ngày, tận dụng thời gian di chuyển bằng việc đeo tai nghe để học thêm kiến thức, và từ bỏ thói quen trì hoãn.

Nhờ những thay đổi này, cuộc sống và công việc của tôi đã có sự cải thiện đáng kể. Cuốn sách này thật sự đã trở thành một nguồn cảm hứng và hướng dẫn tuyệt vời giúp tôi cải thiện hiệu quả làm việc và tận hưởng cuộc sống hơn.

Một lần nữa, thực hiện tốt việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn tăng tính hiệu quả và năng suất làm việc, giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn, tạo ra nhiều cơ hội mới với từng ấy quỹ thời gian của chính bạn cũng như của cả tổ chức. Bạn sẽ biết cách cân bằng những chiến lược, mục tiêu của công việc với những ưu tiên, mong muốn, sở thích của cá nhân.

Hãy đọc cuốn sách “Quản lý thời gian” để quản trị tốt thời gian – nguồn tài sản vô hình và quý giá của bạn, giúp bạn tăng tính hiệu quả và năng suất làm việc cho chính bạn cũng như của cả tổ chức. Quản lý thời gian hiệu quả, chúng ta sẽ biết cách cân bằng những chiến lược, mục tiêu của công việc với những ưu tiên, mong muốn, sở thích của cá nhân để có một cuộc sống hài hòa, trọn vẹn và thành công cho chính bạn.