Cần chuẩn bị gì trước khi đàm phán?

Trong hành trình đi đến ký kết một thỏa thuận kinh doanh hoặc một hợp đồng, người bán hàng cần phải trải qua giai đoạn thương lượng/đàm phán – Là quá trình giao tiếp vừa mềm dẻo vừa cứng rắn để thực hiện một hoặc nhiều cuộc đối thoại, thương lượng giữa 2 bên hoặc nhiều bên có ý muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm mục đích tiến đến một thoả thuận chung đáp ứng yêu cầu cá nhân hoặc yêu cầu hợp tác kinh doanh của các bên tham gia đàm phán.

Để buổi đàm phán khách hàng của bạn thành công thì công tác chuẩn bị là hết sức quan trọng. Chính vì vậy, để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác, thì trước khi tiến hành đàm phán chúng ta cần chuẩn bị rất kỹ càng và có lộ trình bài bản, cẩn thận, hệ thống, lường trước các vấn đề để tránh rơi vào tình trạng cửa dưới, thế bí và lúng túng trong đàm phán dẫn đến kết quả không tốt về sau. Dưới đây là một số việc bạn cần chuẩn bị trước khi đàm phán hợp đồng:

1. VỀ SẢN PHẨM: Bạn đã nắm chắc giải pháp/sản phẩm chưa ? Nhược điểm gì của sản phẩm/chính sách gây bất lợi trong đàm phán hợp đồng ? Giải pháp khắc phục nhược điểm này thế nào ? Ưu điểm, lợi thế sản phẩm/chính sách hợp tác của bạn khi đàm phán là gì ? Lợi thế này giúp gì cho khách hàng ? Nếu phân tích được, sản phẩm/giải pháp của bạn mang lại giá trị doanh thu như thế nào đến khách hàng thì đó là điều tốt nhất.
2. VỀ MỤC TIÊU: Thiết lập những mục tiêu cần đạt được:  Mục tiêu cao nhất (lý tưởng, có thể bỏ) - Mục tiêu trung bình (mục tiêu kỳ vọng, phải giữ  đến cùng, bất đắc dĩ mới bỏ) -  Mục tiêu cơ bản (tối thiểu để có thể đàm phán thành công).

Sau khi xác định xong cấp độ mục tiêu, bạn phải cố gắng chia tách mục tiêu của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.

3. VỀ ĐỐI TÁC ĐÀM PHÁN: Tiếp theo, bạn đã đánh giá thật sát đối tác ký kết chưa? Họ thực sự muốn gì? Nhu cầu của họ thế nào ? Họ chịu trả giá hay chấp nhận giá đến mức nào hay mức giá mà họ sẵn sàng chi trả? Văn hoá/phong cách đàm phán của họ đến như thế nào?
4. VỀ ĐỐI THỦ CẠNH TRANH: Cần biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.Từ đó đánh giá những điểm mạnh điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
5. XÂY DỰNG KỊCH BẢN ĐÀM PHÁN

Bạn cần chuẩn bị chiến lược và đối sách linh hoạt, lường trước toàn bộ các case có thể xảy ra trong quá trình đàm phán và các giải pháp ứng phó.

Những câu hỏi dưới đây bạn cần trả lời trước khi đàm phán:

- Làm sao để mở đầu thật sự ấn tượng ?

- Nhưng câu hỏi nào cần đưa ra trong các giai đoạn đàm phán?

- Những câu hỏi/vấn đề đối tác có thể hỏi? Trả lời như thế nào ? Nếu trả lời như vậy thì họ sẽ phản ứng ra sao ?

- Xác định được mục tiêu của đối tác muốn đạt được ? Mục tiêu đó ảnh hưởng/ tác động gì đến lợi ích của mình, đưa ra trước phương án giải quyết thật thỏa đáng cho đôi bên.

- Thăm dò xem những vấn đề gì, những mối quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ => để từ đó đánh trúng tâm lý đối tác => đưa ra các điều khoản phù hợp/có lợi

- Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộc đàm phán.

- Đánh giá về Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới bạn là chủ hay là khách? Vậy ai là người ảnh hưởng, ai là người có quyền đưa ra quyết định?

- Đánh giá về Thế: Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và của đối tác. Vị thế của chúng ta so với đối tác như thế nào? Mạnh hơn hay yếu hơn thế của đối tác? Cụ thể ở điểm nào?

- Đánh giá về Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của bạn: Họ là ai? Năng lực thế nào?

Các công việc cần chuẩn bị trước khi đàm phán đã được tôi giới thiệu chi tiết trong nội dung bài viết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn vận dụng thành công trong mọi cuộc đàm phán.

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG !